10 tips om je offerte snel in te korten

Is je offerte te lang? En heb nog maar een paar uur voordat je hem moet inleveren? Wij helpen je uit de brand!

Voor de meeste kwalitatieve gunningscriteria geldt een limiet: je hebt een beperkt aantal pagina’s om je verhaal te doen. Je bent niet de eerste die ontdekt dat je je tendertekst moet inkorten. En je bent ook niet de eerste die dat probleem moet oplossen in een race tegen de klok. In onze vorige blog gaven we je adviezen om te voorkomen dat je aanbestedingstekst te lang wordt. Nu krijg je 10 tips om je offerte op het laatste moment in te korten.

1. Kies een kleinere letter (als dat mag)

Pak de eisen er even bij. Wat zegt de aanbesteder over de lettergrootte? Vaak is er een minimumgrootte. Check of je die overal hebt toegepast. Gelden er geen eisen voor de lettergrootte? Dan kun je een kleinere letter kiezen. Maar: zorg ervoor dat je plan prettig leesbaar blijft voor beoordelaars!

2. Verklein de regelafstand (als dat mag)

Ook de regelafstand is vaak gebonden aan een limiet. Dus kijk even wat er in de eisen staat. Geen limiet? Zet de regelafstand dan op ‘enkel’. Let ook op de afstand die Word standaard na elke return invoegt (die mag je op ‘0’ zetten).

3. Verklein de marges (als dat mag)

Staat er in de eisen iets over de marges van je plan? Zo niet, dan kun je die verkleinen. Houd er wel rekening mee dat een volle bladspiegel minder aantrekkelijk oogt.

4. Verklein of verplaats afbeeldingen (als dat mag)

Probeer eens of je afbeeldingen kunt verkleinen. Let op dat ze wel leesbaar blijven. Of verplaats een afbeelding iets omhoog of omlaag om te kijken of je daarmee ruimte wint. Dat lukt het best als je de tekst om de afbeelding heen laat lopen (in Word: ‘tekstterugloop’ met de optie ‘om kader’).

5. Schrap overbodige bijschriften

Veel bijschriften bij tabellen of afbeeldingen zijn onnodig. Goede tabellen en afbeeldingen spreken voor zichzelf. Schrap die bijschriften dus. (Check nog wel even of de tekst verwijzingen naar tabel- of afbeeldingnummers bevat.)

6. Verwijder de harde return na tussenkoppen

Tussenkoppen geven structuur aan je plan, ze helpen om de kern van je verhaal snel duidelijk te maken. Daarom begin je de alinea een regel eronder. Maar nood breekt wet. Als je ruimte te kort komt, kun je de alinea direct na je tussenkop laten starten. Zet dan wel een dubbele punt of een liggend streepje na elke tussenkop.

7. Verwijder witregels

Staan er nog witregels die weg kunnen? Bijvoorbeeld tussen twee alinea’s? Ze staan er waarschijnlijk niet voor niets: ze zorgen voor overzicht. Als je witregels weghaalt, kun je dat overzicht weer een beetje herstellen. Bijvoorbeeld door enkele woorden vet te maken. Of zoals we in de vorige tip beschrijven: door een tussenkopje aan het begin van de eerste regel te zetten.

8. Gebruik afkortingen

Bevat je plan veelvoorkomende termen die je ook kunt afkorten? Doe dat gerust. Vergeet niet om je afkorting de eerste keer tussen haakjes uit te leggen.

9. Schrap woorden

Tel het aantal regels dat je nog moet schrappen. Deel dat door het aantal alinea’s in je document. Nu weet je hoeveel regels je in elke alinea gemiddeld moet schrappen. Zoek eerst naar alinea’s waar de laatste regel uit een paar woorden bestaat. Als je deze alinea een klein beetje inkort, win je al een regel. 

Extra tip: schakel de hulp in van een AI-tool als je het lastig vindt om woorden te schrappen in een alinea. Zorg ervoor dat je bedrijfsnamen en andere gevoelige informatie uit je tekst verwijdert voordat je AI vraagt om hem in te korten. En lees het resultaat even kritisch door om te checken of er geen waardevolle informatie verloren gaat. Dat is voor AI-tools lastig in te schatten zonder context.

10. Breek woorden af

Tot slot kun je nog finetunen met (handmatige) woordafbreking, zeker als je document uit twee kolommen bestaat. Met slimme woordafbreking bespaar je al snel een paar regels per pagina.

In het kort

• Als het mag: kies een kleinere letter en verklein de regelafstand en marges.
• Verklein of verplaats afbeeldingen en schrap overbodige bijschriften.
• Verwijder witregels en de harde return na tussenkopjes.
• Gebruik afkortingen (met uitleg), schrap woorden (eventueel met AI) en breek woorden af.